УТВЕРЖДЕНО
Правлением ОО «Садоводство «Медик»
«28» декабря 2019 года
Протокол №19-3 от 28.12.2019 г.
Одобрено Общим собранием членов ОО «Садоводство «Медик»
«11» июля 2020 г.
Временное положение об учете в
Общественной организации «Садоводство «Медик»
Настоящее Положение разработано Правлением Общественной организации «Садоводство «Медик» (далее — Садоводство) в целях реализации положений Устава, касающихся учетной политики, и выполнения решения Общего собрания садоводов об оперативном управлении общим имуществом, находящимся в долевой собственности членов Садоводства.
I. Учёт землепользователей
Основой учетной политики Садоводства является персональный учет членов Садоводства и иных землепользователей, имеющих в собственности участки в границах Садоводства.
С целью учета персонального членов Садоводства и прочих землепользователей Правление Садоводства ведет Сводный список землепользователей. При этом:
1. Сводный список землепользователей и все связанные с ним рабочие списки садоводов ведутся председателем Правления Садоводства в электронном виде.
2. Сводный список землепользователей поддерживается в актуальном состоянии постоянно. Данные о членах Садоводства вносятся в Сводный список на основании персональных данных, добровольно предоставляемых садоводами. Обновление этих списков выполняется по мере необходимости.
3. Правление обеспечивает защиту персональных данных, занесенных в Сводный список землепользователей, и ограничивает несанкционированный доступ ко всем таким данным. Председатель Правления Садоводства несет персональную ответственность за сохранность персональных данных садоводов, занесенных в Сводный список.
4. Сводный список является исходным документом для планирования финансовой работы Садоводства — проведения расчетов финансовых затрат, проведения расчетов размеров взносов и, в конечном счете, — для формирования проектов смет.
5. На основании данных Сводного списка осуществляется формирование списков оповещения, списков участников собраний и иных сводных и учётных документов, необходимых для уставной деятельности Садоводства.
II. Учёт денежных средств
Основа учетной политики Садоводства в финансовой сфере является сметное планирование расходов, учет денежных поступлений и учет расходования денежных средств. Садоводство согласно Устава является общественной организацией, не имеющей прав юридического лица, в связи с чем гражданское регулирование и установленные банковские правила бухгалтерского учета на Садоводство законодательно на распространяются. В Садоводстве бухгалтерский учет ведется в упрощенной форме, позволяющей обеспечивать транспарентность всех финансовых операций, объективный контроль денежных поступлений и расхода денежных средств.
1. В Садоводстве ведется сметное планирование. Смета на очередной плановый период подготавливается Правлением Садоводства во взаимодействии с Ревизионной комиссией (ревизором) Садоводства и утверждается Общим собранием членов Садоводства.
Утвержденная Смета является документом, обязательным для исполнения членами Садоводства. За организацию сбора взносов, ведение учета денежных поступлений и реализацию расходной части Сметы отвечает Правление Садоводства.
2. Основная хозяйственная деятельность Садоводства осуществляется и финансируется на основании Сметы. Для оформления фактов хозяйственной деятельности в Садоводстве применяются формы первичных учётных документов, разработанные Правлением Садоводства.
3. Расчеты в Садоводстве ведутся наличными деньгами через кассу Садоводства. Все денежные средства в кассе Садоводства являются долевой собственностью членов Садоводства до момента их реализации / списания. В Садоводстве обеспечивается кассовая дисциплина, Правление назначает лицо, ответственное за кассу Садоводства (далее — кассир), определяет его обязанности и распорядок работы. Работа кассира премируется.
4. Кассир ведет Кассовую книгу, в которой отображается информация о всех фактах поступления и выдачи наличных денег Садоводства. Записи в Кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, и получения оформленных первичных документов. Листы Кассовой книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, Количество листов в Кассовой книге заверяется подписью председателя Правления и печатью Садоводства. Подчистки в Кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира и председателя Правления Садоводства. Кассовая книга хранится у кассира.
5. В Садоводстве ведется электронный учет взносов и платежей при этом копии электронных баз данных учета денежных средств хранятся на съемном носителе и в защищенном сегменте сети Интернет на «Яндекс-Диске». Информация, хранящаяся на «Яндекс-Диске», не должна содержать персональных данных садоводов и иных конфиденциальных данных Садоводства. Обеспечение этого режима и контроль доступа к «Яндекс-Диску» возлагается на председателя Правления Садоводства.
6. В качестве вспомогательных учетных инструментов в Садоводстве в «бумажном» виде ведутся:
членские книжки садоводов;
книга учёта основного имущества;
книга выдачи имущества во временное пользование.
7. Все виды взносов принимаются кассиром с одновременными записями в Кассовой книге и в членские книжки садоводов. Запись о принятом взносе в Кассовой книге заверяется садоводом, уплатившим взнос, а соответствующая запись в членской книжке садовода заверяется кассиром.
9. Как это определено Уставом при приеме в Садоводство новых членов Общее собрание членов Садоводства устанавливает для них размер вступительных взносов. Вступительные взносы уплачиваются садоводом после получения Книжки садовода, если более поздний срок не будет установлен Общим собранием или Правлением Садоводства.
10. Все денежные поступления, не предусмотренные Сметой, включая вступительные взносы, штрафы и пени, учитываются в Кассовой книге.
11. Все расходные операции (платежи) выполняются членами Правления Садоводства или кассиром как физическими лицами. Все платежи должны подтверждаться платежными документами: товарными, кассовыми чеками, платежными поручениями и т. д. При выполнении платежей, по которым не представляется возможным предоставить оправдательные документы, составляется акт, который должен быть подписан не менее чем тремя членами Садоводства и утвержден Правлением Садоводства.
12. Для выполнения платежей по расписке может быть получен аванс. Перечень ответственных лиц Садоводства, имеющих право получения денежных средств под отчёт, а также порядок, размер и сроки выдачи денежных средств под отчет определяются письменным распоряжением председателя Правления Садоводства.
13. Подготовка (заполнение) отчетных финансовых документов производится ответственными лицами, получившими деньги под отчет. Срок отчёта по суммам, выданным под отчёт на хозяйственные и представительские расходы, не должен превышать тридцати дней с момента выдачи.
14. Предусмотренные Сметой выплаты денежного вознаграждения председателю правления производятся на регулярной основе в первый рабочий день месяца кассира за предыдущий месяц.
15. Выплаты денежных вознаграждений за качественное выполнение задач и поручений производятся по решениям Правления Садоводства или по письменным распоряжениям председателя Правления. Все такие выплаты выполняются, как правило, в первый рабочий день месяца кассира за предыдущий месяц.
16. Выплата всех денежных вознаграждений подтверждается письменно.
17. Контроль за всеми финансовыми и хозяйственными операциями осуществляет Ревизионная комиссия (ревизор) Садоводства, которая имеет право проверять кассу Садоводства в любое время без согласования с Правлением Садоводства.
III. Учёт имущества
Все общее имущество Садоводства находится в долевой собственности членов Садоводства. Общее имущество условно подразделяется на основное и малоценное.
1. Лимит стоимости отнесения к основному имуществу условно устанавливается равным 10.000 рублей. Стоимость объектов материальных средств, используемых при модернизации и доработках основного имущества добавляется к стоимости этих основных средств.
2. Износ основного имущества не исчисляется. Стоимость основного имущества учитывается без учета износа и включает покупную стоимость, стоимость ремонтов, доработок и стоимость связанных с этими мероприятиями документально подтвержденных накладных расходов.
3. Списание основного имущества производится комиссионно на основании оценки фактического состояния этого имущества. Акты списания основного имущества утверждаются Правлением Садоводства и хранятся в течение трех лет после проведения очередной (годовой) плановой ревизии финасово-хозяйственной деятельности Правления.
3. Объекты материальных средств стоимостью менее 10.000 рублей, если они не связаны с модернизацией и доработками основного имущества, относятся к малоценному имуществу и считаются списанными в момент передачи их в эксплуатацию.
4. Учет основного имущества ведется в Книге учета основного имущества Садоводства. Правление введет дублирующий учет основного имущества Садоводства в специальном разделе электронной базы данных.
5. Выдача имущества во временное пользование осуществляется под роспись в Книге выдачи имущества во временное пользование.
6. Правлением на регулярной основе проводятся плановые инвентаризации активов и обязательств:
инвентаризация кассы проводится ежемесячно;
инвентаризация задолженности членов Садоводства проводится один раз в квартал не позднее 15 числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала;
инвентаризация основного имущества производится один раз в год инвентаризационной комиссией, как правило, в четвертом квартале отчетного года.
Инвентаризация кассы проводится при смене кассира.
Инвентаризация основного имущества проводится при смене председателя Правления Садоводства.
К участию в работе инвентаризационной комиссии привлекаются по согласованию с председателем Правления члены ревизионной комиссии (ревизор) Садоводства.
IV. Учётная политика в сфере коммуникаций
Садоводство пользуется служебной сотовой телефонной связью и телекоммуникационными каналами ПАО «МТС». При этом:
1. Правлением ведется учет трафика служебной телефонной связи и учет трафиков телекоммуникационных каналов систем управления.
2. Счета и счета-фактуры, выставляемые ПАО «МТС» ежемесячно, хранятся в электронной базе данных и (по запросу) предъявляются Ревизионной комиссии (ревизору) Садоводства.
3. Пополнение счетов служебных SIM-карт осуществляется наличным или безналичным способом председателем Правления, кассиром или одним из членов Правления по указанию председателя Правления Садоводства.
V. Заключительная часть
1. Настоящее Временное положение применяется с 1 января 2020 года.
2. Временное положение действует до введения в действие нового положения.
3. При переизбрании Правления Садоводства настоящее Временное положение должно быть пересмотрено и доработано с учетом решений Общего собрания членов Садоводства и амбиций нового состава Правления.
Председатель правления Общественной организации
«Садоводство «Медик» п/п А.Федорченко
«20» декабря 2019 года